לפני כמה ימים פנתה אליי לקוחה: "אנחנו צריכים שתעזרי לנו לכתוב את המודל של התוכנית שלנו". שאלתי אותה "מה קיים היום? יש לכם איזשהו חומר כתוב על התוכנית?" מסתבר שלא ממש. עד עכשיו לא היה צורך, הדברים עבדו יופי בשטח כ"תורה שבעל פה" והיא ריכזה הכל בעצמה. "אז מה השתנה עכשיו?" שאלתי אותה. "עכשיו אני עוזבת את התפקיד…".
אחת לתקופה אני מקבלת פנייה דומה, ובכל פעם מחדש זה מפתיע אותי. אין היום כמעט ארגון שלא מכיר בחשיבות של שימור ידע, ועדיין רק מעטים משמרים ידע בצורה יזומה ושיטתית. הכוונה במיוחד לידע הלא פורמלי, הסמוי- זה שמסתובב בשטח או "בראש של אנשים", ושבדרך כלל לא מתועד בשום מקום.
אז אם גם אצלכם דברים מתנהלים כ"תורה שבעל פה", ואתם חוששים שידע חשוב יילך לאיבוד – הנה שלוש פעולות שכדאי לכם לעשות.
1. שגרה זה לא רע!
צרו שגרות ארגוניות לשיתוף בידע לא פורמלי
הכניסו לארגון שגרות קבועות שיעודדו את העובדים לשתף זה את זה. אפשרו להם הזדמנויות וכלים לשיתוף וללמידה הדדית, פנים אל פנים או באופן דיגיטלי.
לדוגמה:
ישיבות קבועות ללמידה ולשיתוף בידע
"שולחנות עגולים" אליהם מוזמנים ממשקי עבודה לשיתוף הדדי
הדרכות והרצאות מקצועיות שמעבירים עובדים מומחים בתחומם
תהליכי חניכה ו-On the Job Training) OJT)
ניהול קבוצות פייסבוק או ווטסאפ מקצועיות
מאמרים או בלוגים מקצועיים שהעובדים כותבים לאתר האינטרנט או לניוזלטר של הארגון
וובינרים, סרטוני How To או סרטונים בסגנון TED שהעובדים מצלמים ומעלים לרשתות החברתיות או לאתר הארגוני
2. לתעד כאילו אין מחר
תעדו את הידע באופן שוטף, כל הזמן
האם אתם יודעים לומר איפה "עקב אכילס" שלכם? איזה מידע בעל חשיבות לארגון לא מתועד היום בשום מקום בצורה "מסודרת"? זה המידע שכדאי לכם להתמקד בו ולתעד אותו עוד היום!
לדוגמה: עובד מנוסה עם מומחיות בלעדית מעביר בארגון הדרכה מעולה, בלי מצגת או מערך שיעור כתוב?
דאגו לתעד בכתב את הדברים שנאמרים במהלך ההדרכה, ואפשר גם לצלם את ההדרכה בוידאו (לא חייבים צלם מקצועי או מצלמה משוכללת, המצלמה שבסמארטפון מספיקה בהחלט לצורך תיעוד).
במקביל כדאי גם לראיין את המדריך בשיחה אישית, כפי שמפורט בסעיף הבא.
3. ראיון עם מומחה
זהו את האנשים שמחזיקים בידע פרקטי חיוני - וראיינו אותם
בכל ארגון ישנם אנשים בעלי ידע חשוב וייחודי. הם יכולים להיות עובדי הארגון או גורמים חיצוניים שיש להם ממשק עם הארגון – מדריכים ויועצים, מתנדבים, לקוחות, ספקים, שותפים.
בדקו מיהם, תאמו איתם שיחה אישית, שאלו אותם שאלות מנחות ותעדו את המידע. שימו לב שהשיחה צריכה להתמקד בידע פרקטי שאותו הם רכשו מתוך הניסיון המצטבר שלהם.
למשל:
תובנות, דגשים וטיפים
שיטות עבודה מוצלחות
כללי "עשה ואל תעשה"
טעויות שכיחות – ודרכים להימנע מהן
אתגרים, קשיים, בעיות – ואיך ניתן להתמודד איתם
סיפורי הצלחה וסיפורי כישלון
דוגמאות ומקרים מהשטח שכדאי ללמוד מהם
ומה עכשיו?
השלב הבא הוא לרכז, למיין, לערוך ולהנגיש את המידע המתועד כך שיהיה ניתן להשתמש בו לצרכים שונים, כמו תהליכי הכשרה, נהלי עבודה, תדריכי הפעלה, תוכניות שיווק ותיקשור וכו'.
עיצה קטנה לסיום- אם כל זה נראה לכם כמו פרויקט מטורף וחסר סיכוי, תתחילו בקטן, אבל תתחילו.
התמקדו איפה שהצורך הכי בוער, איפה שיש לכם כרגע תמיכה מההנהלה ומהעובדים, איפה שיחסית פשוט ולא דורש המון משאבים. ומשם תמשיכו לתחומים נוספים.
אתם עדיין פה?
לכו לשמר את התורה שלכם 🙂
בהצלחה וחג מתן תורה שמח!
