מכירים את זה שאתם כותבים מסמך כלשהו – חוברת הדרכה, מערך סדנה, הצעה למכרז, עזר עבודה, תדריך הפעלה לתכנית חברתית או כל מסמך אחר – אבל אתם לא מרוצים ממנו ב-100%?
הוא "בסדר" אבל לא "וואו"?
אחרי שעברתי על עשרות מסמכים מסוגים שונים, הגעתי למסקנה שכמעט כולם מכילים את אותן טעויות קבועות. בפוסט הזה פירטתי את 5 הטעויות השכיחות ביותר ואת הדרכים לתקן אותן, כך שגם אתם תוכלו לכתוב בפעם הבאה מסמך לא פחות ממעולה.
טעות 1 - מסמך ללא היגיון פנימי, שגורם לקורא ללכת לאיבוד בתוכו
פעמים אנחנו חושבים שיש היגיון במסמך שלנו, אבל מי שקורא את המסמך לא ממש מוצא אותו, ו"הולך לאיבוד" בתוכו.
המצב הזה מסיח את דעתו של הקורא, שבמקום להתרכז במסרים שבמסמך – הוא מתחיל לחשוב "רגע, על מה בעצם מדברים איתי עכשיו?"
המצב הזה מסיח את דעתו של הקורא, שבמקום להתרכז במסרים שבמסמך – הוא מתחיל לחשוב "רגע, על מה בעצם מדברים איתי עכשיו?"
אז מה עושים?
בונים רצף (flow) הגיוני, כזה שמעביר את הקורא בתהליך זורם מתחילת המסמך ועד סופו, ומספקים לו "תמרורי הכוונה" ברורים בדרך:
בונים רצף (flow) הגיוני, כזה שמעביר את הקורא בתהליך זורם מתחילת המסמך ועד סופו, ומספקים לו "תמרורי הכוונה" ברורים בדרך:
בשלב הראשון, מגדירים את מטרת המסמך: מה אנחנו רוצים שהקורא יפיק ממנו? אילו מסרים חשוב לנו להעביר באמצעותו?
בשלב הבא, מגדירים את ה"שלד" של המסמך, כלומר את הנושאים ואת המסרים שאנו רוצים להעביר במסמך, ומסדרים אותם לפי סדר מסוים.
שימו לב – הנושאים הללו הם גם הכותרות הראשיות במסמך שלכם. הכותרות יעזרו לקורא לנווט במסמך ולהבין בכל רגע נתון מה הם קוראים.
זיכרו שרוב האנשים מרפרפים, וכשהם מוצאים מידע שמעניין אותם – הם מתעמקים וקוראים אותו. לכן, וודאו שהכותרות שלכם יכילו את המסר העיקרי, והדגישו אותן בצורה בולטת במסמך כדי להקל על הקורא לאתר אותן.
לדוגמה:
נניח שאני מכינה מסמך הדרכה לחונך בתכנית חניכה ארגונית (מנטורינג), שיסייע לחונך להבין את שלבי החניכה שהוא מצופה ליישם ואת החשיבות של כל אחד מהם.
נניח שאני מכינה מסמך הדרכה לחונך בתכנית חניכה ארגונית (מנטורינג), שיסייע לחונך להבין את שלבי החניכה שהוא מצופה ליישם ואת החשיבות של כל אחד מהם.
במקרה הזה אוכל לכלול במסמך את השלבים השונים ברצף כרונולוגי בהתאם לתהליך הרצוי (ואדגיש אותם בכותרת בולטת). בכל אחד מהשלבים אוכל לארגן את התכנים לפי 3 נושאים קבועים – מהות השלב, החשיבות שלו ואופן היישום שלו (שגם אותם אדגיש ככותרות בולטות).
כך אשמור על רצף הגיוני לאורך המסמך, שיהיה ברור גם לי וגם לקורא.
כך אשמור על רצף הגיוני לאורך המסמך, שיהיה ברור גם לי וגם לקורא.
טעות 2 - תכנים מיותרים
טעות נפוצה נוספת שאני רואה במסמכים רבים היא עודף מידע. זו טעות טבעית לגמרי, שנובעת פעמים רבות מהחשש שהקורא לא יבין "עד הסוף" ושכדאי לתת כמה שיותר מידע, כי "זה לא יכול להזיק". אז זהו, שזה יכול להזיק ועוד איך.
חישבו על הפעם האחרונה שיצא לכם לקרוא מסמך כלשהו (מאמר, כתבה וכו') שכלל מספר דוגמאות דומות לאותו נושא או מספר משפטים שאומרים בדיוק אותו דבר – רק בניסוח שונה. נכון שגם אתם הייתם מתייאשים באמצע ומפסיקים לקרוא? גם הקוראים שלכם רוצים לקבל מכם מסמך תמציתי, ברור, שכולל רק את מה שהם צריכים.
אז מה עושים?
זוכרים את הפתגם הידוע "תפסת מרובה – לא תפסת"? זה הזמן ליישם אותו.
אם הגדרנו את מטרת המסמך, וברור לנו מהם המסרים ובאיזה רצף נעביר אותם, בעצם עשינו את רוב העבודה.
כי עכשיו נשאר לנו לעבור על כל התכנים שחשבנו להוסיף למסמך, ולהשאיר מתוכם רק את אלו שבאמת הכרחיים כדי להעביר את המסרים.
זוכרים את הפתגם הידוע "תפסת מרובה – לא תפסת"? זה הזמן ליישם אותו.
אם הגדרנו את מטרת המסמך, וברור לנו מהם המסרים ובאיזה רצף נעביר אותם, בעצם עשינו את רוב העבודה.
כי עכשיו נשאר לנו לעבור על כל התכנים שחשבנו להוסיף למסמך, ולהשאיר מתוכם רק את אלו שבאמת הכרחיים כדי להעביר את המסרים.
ועוד דבר שממש חשוב לעשות –
נסו לעבור צד לרגע, ולקרוא את מה שכתבתם כאילו אתם קוראים אותו בפעם הראשונה דרך ה"משקפיים" של הקורא הפוטנציאלי של המסמך. זה לא קל, אם קראנו את המסמך שלנו כל כך הרבה פעמים, זו תהייה משימה כמעט בלתי אפשרית לראות בו דברים חדשים. אם זה המצב, אפשר לתת את המסמך לאדם אחר שלא מכיר אותו (ואם אפשר, מומלץ להעביר גם לנציג של קהל היעד שלנו). הוא יוכל לומר לכם אם חסר מידע מסוים או להיפך – אפשר להוריד חלק מהתכנים.
נסו לעבור צד לרגע, ולקרוא את מה שכתבתם כאילו אתם קוראים אותו בפעם הראשונה דרך ה"משקפיים" של הקורא הפוטנציאלי של המסמך. זה לא קל, אם קראנו את המסמך שלנו כל כך הרבה פעמים, זו תהייה משימה כמעט בלתי אפשרית לראות בו דברים חדשים. אם זה המצב, אפשר לתת את המסמך לאדם אחר שלא מכיר אותו (ואם אפשר, מומלץ להעביר גם לנציג של קהל היעד שלנו). הוא יוכל לומר לכם אם חסר מידע מסוים או להיפך – אפשר להוריד חלק מהתכנים.
טעות 3 - מסמך מצ'עמם
מסמך שמכיל רק עוד ועוד טקסט שלא נגמר, ישעמם בשלב מסוים גם אם התוכן ממש מעניין וחשוב עבור הקורא.
הפיחו חיים במסמך שלכם!
הפיחו חיים במסמך שלכם!
שלבו בו עזרים ויזואליים, כמו איורים, טבלאות, תרשימים, אינפוגרפיקות, תמונות, קישורים לסרטונים וכו' – כל דבר, בתנאי שהוא משרת את מטרת המסמך ורלוונטי לתכנים.
באחד הפוסטים הבאים אני מבטיחה לשתף אתכם ברשימת האתרים לתמונות ואייקונים חינמיים שאני משתמשת בהם באופן קבוע. אז stay tuned…
עוד דרך בטוחה לצ'עמם את הקוראים היא להשתמש באותם ביטויים או ניסוחים לאורך המסמך.
למשל: המילה "תוך" – "פיתוח הדרכות בנושאים מגוונים, תוך התאמת התכנים לקהל היעד".
או המילה "לצד": "יכולת עבודה עצמאית, לצד יכולת לעבודת צוות".
למשל: המילה "תוך" – "פיתוח הדרכות בנושאים מגוונים, תוך התאמת התכנים לקהל היעד".
או המילה "לצד": "יכולת עבודה עצמאית, לצד יכולת לעבודת צוות".
אני מודה, גם אני משתמשת בביטויים כאלו, והאמת שאין בהם כל רע. העניין הוא שאם ביטוי מסוים מופיע בצורה קבועה לאורך המסמך, זה משעמם ועלול לשדר חוסר מאמץ מצדכם.
אז מה עושים? מגוונים.
הנה כמה ביטויים לדוגמה, שיכולים לשמש תחליף זה לזה:
- "וכן" – "כמו גם" – "נוסף על" – "זאת ועוד" – "לצד"
- "לכן" – "משום כך" – "לפיכך" – "על כן" – "מכאן ש" – "מסיבה זו"
- "(באופן) שוטף" – "שגרתי" – "תקופתי" – "שכיח" – "רווח"
- "כלי" – "אמצעי" – "דרך" – "אופן" – "ערוץ"
הרעיון הוא להשתמש בכל פעם בביטוי אחר, למשל – פעם אחת ב"לכן", פעם אחרת ב"מכאן ש" וכו'.
טעות 4 - בלאגן בלאגן בלאגן
שימוש בפונטים מסוגים, גדלים או צבעים שונים, רווחים לא אחידים בין משפטים או פסקאות (פעם רווח קטן ופעם גדול), יישור של הטקסטים פעם לימין, פעם לשמאל ופעם למרכז – כל אלו הן טעויות נפוצות מאוד במסמכים.
מסמך לא אחיד מבחינה ויזואלית, מייצר תחושה של חוסר מקצועיות ומקשה מאוד על הקריאה.
אז מה עושים?
מחליטים מראש על המאפיינים הבאים:
גודל, צבע ועיצוב (הדגשה/קו תחתון) של הפונט בכותרות, בתתי-הכותרות ובתוכן.
לדוגמה: כותרות ראשיות בצבע שחור, בגודל 14 עם הדגשה וקו תחתון, תתי-כותרות בצבע כחול בגודל 12 בכתב נטוי עם קו תחתון, ותוכן בצבע שחור בגודל 12.
מחליטים מראש על המאפיינים הבאים:
גודל, צבע ועיצוב (הדגשה/קו תחתון) של הפונט בכותרות, בתתי-הכותרות ובתוכן.
לדוגמה: כותרות ראשיות בצבע שחור, בגודל 14 עם הדגשה וקו תחתון, תתי-כותרות בצבע כחול בגודל 12 בכתב נטוי עם קו תחתון, ותוכן בצבע שחור בגודל 12.
סוג הפונט צריך להיות אחיד לכל אורך המסמך, ואגב לא חובה לבחור ב"אריאל" או ב"דוד". יש היום פונטים הרבה יותר יפים, חלקם אפילו חינמיים.
כתב נטוי, כן או לא? אני לא ממליצה להשתמש בכתב נטוי, למרות שאני יודעת שיש רבים שאוהבים את הסגנון הזה. בעיניי הוא לא קריא ונראה מיושן.
יישור טקסט – אני מעדיפה יישור לשני הצדדים כי הוא נראה מקצועי יותר בעיניי. יש שטוענים שהוא מקשה על הקריאה (בעיקר ממסכים) בגלל הרווחים שנוצרים בין המילים. לכן, ההצעה שלי היא – כשהמסמך שלכם מיועד להדפסה, יישרו את הטקסט לשני הצדדים, וכשהמסמך מיועד לקריאה דיגיטלית (דרך המחשב או הנייד וכו') – ישרו לצד ימין בעברית או לצד שמאל באנגלית.
גודל מרווח בין משפטים – אני ממליצה על 1.25-1.5 נקודות לפחות, כדי לאפשר לקורא לקרוא בלי להשקיע מאמץ מיותר.
אופן כתיבת תאריכים ומספרים – למשל:
10/2/2017 או 10 באוקטובר 2017 או 10.2.2017 – פה זה נתון לבחירתכם, רק שמרו על אחידות לאורך המסמך.
"10 מנהלים" או "עשרה מנהלים" – במקרה הזה, אם רוצים לדייק ולכתוב בלשון תקנית, מומלץ לרשום את המספר במילים ("עשרה").
"10 מנהלים" או "עשרה מנהלים" – במקרה הזה, אם רוצים לדייק ולכתוב בלשון תקנית, מומלץ לרשום את המספר במילים ("עשרה").
טעות 5 - שגיאות לשוניות וטעויות הקלדה
טעויות הקלדה הן אחד הדברים שממש יכולים לעצבן את הקורא. אז נכון, כולנו בני אדם, וטעויות הקלדה קורות לטובים ביותר.
טעות אחת או שתיים במסמך – זה נסלח.
טעויות רבות מדי – זה big no no.
טעויות רבות מדי – זה big no no.
מסמך שיש בו טעויות הקלדה משדר חוסר אמינות, חוסר מקצועיות ואפילו זלזול בקורא.
אז מה עושים?
עוברים שוב על המסמך בסיום הכתיבה ומבצעים הגהה. מומלץ להשתמש בכלי האוטומטי של תיקון שגיאות שקיים בתוכנת WORD, אבל לא מומלץ להסתמך רק עליו.
אחר כך מעבירים את המסמך לאדם נוסף כדי לוודא שאין "פספוסים".
עוברים שוב על המסמך בסיום הכתיבה ומבצעים הגהה. מומלץ להשתמש בכלי האוטומטי של תיקון שגיאות שקיים בתוכנת WORD, אבל לא מומלץ להסתמך רק עליו.
אחר כך מעבירים את המסמך לאדם נוסף כדי לוודא שאין "פספוסים".
ומה לגבי שגיאות כתיב או טעויות תחביר?
זה נכון שרובנו לא נולדנו אבשלום קור או למדנו עריכה לשונית. ועדיין, בדרך כלל מדובר בשגיאות שאפשר להימנע מהן.
זה נכון שרובנו לא נולדנו אבשלום קור או למדנו עריכה לשונית. ועדיין, בדרך כלל מדובר בשגיאות שאפשר להימנע מהן.
אני אגלה לכם סוד קטן אבל ממזרי, שלא כולם מכירים ואני בעצמי גיליתי לא מזמן. לאקדמיה ללשון יש אתר מצוין, שמכיל תשובות לשאלות נפוצות. אפשר לבצע חיפוש, ואם לא מצאתם תשובה – אפשר גם לשלוח את השאלה דרך האתר ולקבל תשובה ישירות למייל!
אני משתמשת בשירות הזה לא מעט, ותמיד קיבלתי תשובות מקצועיות ומהירות.
ככה למדתי למשל שבמקום "דוגמא" – נכון יותר לכתוב "דוגמה", ובמקום "צרכי המשתתפים" – נכון לומר "צורכי המשתתפים".
ככה למדתי למשל שבמקום "דוגמא" – נכון יותר לכתוב "דוגמה", ובמקום "צרכי המשתתפים" – נכון לומר "צורכי המשתתפים".
שווה לכם לנסות בפעם הבאה שאתם מתלבטים, ובטח אם אתם נוהגים להשתמש במילה או בביטוי באופן קבוע, ולא בטוחים אם הם נכונים מבחינה לשונית.
לפני סיום, טיפ אחרון -
סיימתם לכתוב? שימו בצד את המסמך, ואל תיגעו בו אלא רק אחרי כמה ימים.
אני מבטיחה לכם שתגלו תובנות חדשות ורעיונות נוספים שיהפכו אותו
לעוד יותר מוצלח.
אני מבטיחה לכם שתגלו תובנות חדשות ורעיונות נוספים שיהפכו אותו
לעוד יותר מוצלח.
ועכשיו – משימה בשבילכם:
עברו על אחד המסמכים שכתבתם לאחרונה.
כמה מהטעויות הנפוצות שמופיעות פה גיליתם?
עברו על אחד המסמכים שכתבתם לאחרונה.
כמה מהטעויות הנפוצות שמופיעות פה גיליתם?
