דמיינו משהו מגניב. העובדים בארגון שלכם נפגשים עם עובדים נוספים, וחושבים ביחד על פתרונות אפשריים לאתגר או לבעיה כלשהי (למשל- פתרונות לעבודה או ללמידה מרחוק). היה יכול להיות נחמד, לא? אז החדשות הטובות הן שזה אפשרי גם עכשיו, מרחוק.
הפוסט הזה התחיל להתבשל עוד בתחילת משבר הקורונה, ובינתיים התחילו לצוץ ברשת האקתונים וירטואליים כמו פטריות אחרי הגשם.
הנה רק כמה מהם:
EUvsVirus – האקתון פן אירופאי למציאת פתרונות למשבר הקורונה, עם עשרות אלפי משתתפים מכל אירופה.
CleanUP-gearUP– האקתון מתמשך למציאת פתרונות למיגון צוותים רפואיים.
האקתון של קהילת המתכנתים FID למציאת פתרונות טכנולוגיים לקשישים בתקופת הקורונה.
מהם היתרונות של האקתון וירטואלי?
לעומת האקתון רגיל, בהאקתון וירטואלי אנחנו חוסכים המון תקציב. לא צריך לשכור אולם או ציוד, לא צריך להדפיס שילוט, וגם לא לדאוג לכיבוד למשתתפים (בהאקתונים סעיף הכיבוד יכול להגיע לסכומים נכבדים).
מעבר לזה, בהאתקון וירטואלי אפשר לחבר יחד מספר גדול מאוד של משתתפים מכל העולם. זה יתרון משמעותי, במיוחד בארגונים גדולים או גלובאליים.
מצד שני, יש גם אתגרים: איך להגביר את המעורבות של המשתתפים לאורך האירוע? איך לייצר את האווירה המיוחדת של האקתון באירוע שכולו וירטואלי? איך לוודא שלא יהיה בלאגן תוך-כדי האירוע?
אז וואלה, כדי לארגן האקתון וירטואלי מוצלח צריך להשקיע בחשיבה ובתכנון מדויק, אבל זה לגמרי אפשרי והתוצאה שווה את ההשקעה!
ההמלצות הבאות מבוססות על מה שלמדתי מהאקתונים פיזיים ווירטואליים שהשתתפתי בהם כמשתתפת וכמנטורית. ריכזתי לכם כאן את כל מה שחשוב לעשות:
מוכנים? יאללה מתחילים:
לפני האירוע: תכנון והכנה
› הגדירו את מטרת ההאקתון:
- מה תרצו להשיג באמצעות ההאקתון? אילו אתגרים או קשיים מצריכים התייחסות ומציאת פתרונות? איזה סוג של פתרונות צריך למצוא?
הפתרונות בהאקתון יכולים להיות טכנולוגיים (אפליקציה, אתר, מערכת, פלטפורמה), או לא-טכנולוגיים כמו: תהליכים או שיטות עבודה חדשות, שירותים ומוצרים חדשים, מודלים ועוד. - מהו התוצר המצופה בסוף ההאקתון? האם אבטיפוס ראשוני של המוצר/מוקאפ (הדמייה)? מצגת הסבר של הפתרון?
› קבעו את מסלולי התחרות:
אם המטרה הראשית כוללת כמה מטרות-משנה, רצוי להגדיר אותן כמסלולים נפרדים בהאקתון ולאפשר למשתתפים לבחור את המסלול שמתאים להם.
למשל:
המטרה:
למצוא פתרונות לאתגרי העבודה מרחוק.
המסלולים:
עבודה מהבית, עבודה במשרד, עבודה בשטח.
אפשר גם להגדיר מסלולים לפי קהלי יעד שונים שעבורם מיועדים הפתרונות, למשל: פתרונות לעובדים, פתרונות למנהלים, פתרונות לשותפים (ספקים, לקוחות וכו').
› הגדירו פרמטרים לבחינת הפתרונות:
איך תשפטו את הפתרונות שיגבשו המשתתפים? למשל- עד כמה הפתרון נותן מענה לאתגר, יכולת יישום של הפתרון, וכדומה.
› הגדירו את הפרס לקבוצה הזוכה:
האם תחלקו פרס חומרי כלשהו (בהתחשב בתקציב שלכם)? או אולי- כבוד ותהילת עולם?… בכל אופן כדאי לחשוב על פרס או על הוקרה. בהרבה מקרים, עצם ההצהרה שהארגון יישם את הפתרון הזוכה, מספיקה כדי לרתום את המשתתפים.
› מפו את כל ה"שחקנים" והשותפים:
- מי ישתתף בהאקתון? כמה עובדים/מנהלים, מאילו מחלקות, אילו תפקידים, האם נרצה קבוצות הומוגניות או הטרוגניות?
- מי יהיו השופטים שיבחרו את הפתרונות הזוכים?
- מי יהיו המנטורים שילוו את הקבוצות?
- מי יהיה המנחה שיוביל את כל האירוע?
- מי יעזור לכם בהפקת האירוע?
- מי יוכל לעזור בכל מה שקשור לצד הטכני, למשל לפתור תקלות במערכת?
הגדירו מה, איך ומתי תתאמו ותתקשרו את האירוע לכל אחד מה"שחקנים".
חשוב לרתום את כל ה"שחקנים" לאירוע כמה שיותר זמן מראש ולוודא שישריינו את הזמן.
עם המנטורים ועם השופטים מומלץ לקיים מפגש מקדים כדי להכין אותם לאירוע ולענות על שאלות.
› הגדירו את מבנה ההאקתון ולוחות הזמנים:
ישנם האקתונים וירטואליים ארוכים שנמשכים מ-24 שעות ועד מספר ימים, וישנם האקתונים קצרים ("ספרינט") של מספר שעות בלבד.
משך הזמן הכולל של ההאקתון שלכם תלוי בעיקר במטרת ההאקתון וברמת הפתרונות שתרצו להגיע אליהם: כדי להגיע לאבטיפוס או להדמייה (מוקאפ) של הפתרון יידרש יותר זמן מאשר להצגה של רעיון במסמך או במצגת.
מבנה גנרי של האקתון יכלול את השלבים הבאים:
1- מפגש פתיחה עם כל הקבוצות
2- עבודה בקבוצות על הפתרונות עם המנטורים
3- הצגת הפתרונות לשופטים
4- שיפוט ובחירת הפתרונות הזוכים
5- מפגש סיכום עם כל הקבוצות
› הגדירו את המערכות, הפלטפורמות והכלים:
- פלטפורמה לניהול האירוע הוירטואלי:
- הקמת אתר האקתון/עמוד נחיתה לרישום:
- ניהול מפגשי ההאקתון הסינכרוניים:
- קיום פעילויות והגברת האינטראקציה במהלך מפגשים/וובינרים:
- Kahoot
- Mentimeter
- Slido (העלאת שאלות ע"י המשתתפים לטובת מפגש שאלות-תשובות)
- תיאום פגישות עם המנטורים:
- שליחת הודעות למשתתפים לפני/ במהלך/ אחרי האירוע:
- רשתות חברתיות פנים או חוץ ארגוניות (פייסבוק, ווטסאפ, טלגראם וכו')
- מערכות דיוור והפצת ניוזלטרים, כמו MailChimp
- ריכוז מידע שעולה בקבוצה/ מידע לקריאה עבור המשתתפים:
- Slack (כולל גם אפשרות לחדרי צ'אט)
- Mural
- Google Docs/ Google Forms
- Padlet (זו דוגמה משימוש בהאקתון)
- Notion
- הצגת הפתרון שגובש בקבוצה:
- כלים ליצירת מצגות: Power Point, Canva
- מפות חשיבה דיגיטליות
- כלים ליצירת סרטוני וידאו, כמו: LOOM (צילומי מסך), Powtoon (סרטוני אנימציה)
› שלחו זימון להאקתון:
כדאי לשלוח למשתתפים זימון מסודר, שיכלול:
1. מידע על ההאקתון:
– מהן המטרות של ההאקתון ואיך זה יתרום לארגון ולמשתתפים עצמם
– מיהם המשתתפים, מי ינחה את האירוע במליאה, מיהם המנטורים שילוו את העבודה בקבוצות, מיהם השופטים שיחליטו על הפתרונות הזוכים
– מהם לוחות הזמנים
– מהם הכללים והחוקים של התחרות
– מהו הפרס לזוכים (אם ישנו)
2. מידע לקריאה ומשימות לביצוע לפני ההאקתון: אפשר לשלוח קישורים, מסמכים, סרטונים וכו'. אני יודעת שיש האקתון שבו המשתתפים אפילו התבקשו ללמוד קורס MOOC שלם בנושא. לטעמי זה מוגזם. כדאי לא לשלוח יותר מדי מידע אלא רק את מה שבאמת הכרחי, ולהעביר לפחות חלק מהמידע בדרך חווייתית יותר, כמו סרטון קצר, משחק או חידון.
בנוסף עדכנו את המשתתפים אם הם צריכים לבצע משימה כלשהי לפני ההאקתון, למשל- להתחיל לחשוב על רעיונות ופתרונות בקבוצות.
3. מידע על הרישום להאקתון. בקשו מהמשתתפים לשריין את הזמן מראש, כדי שיוכלו להיות בכל שלבי ההאקתון. כדאי גם לכלול אפשרות להכניס את הזימון ישירות ליומן (גוגל קאלנדר/אאוטלוק).
מעבר לזימון, כדאי לשלוח לנרשמים טיזרים ועדכונים לקראת האירוע (במינון מתאים), למשל ע"י סרטונים קצרים או הודעות בווטסאפ/טלגראם, כדי לשמור על המוטיבציה ולתזכר את המשתתפים.
במהלך האירוע: ניהול ההאקתון
› שמרו על ה-"וייב"
גם באירוע אונליין אפשר וחשוב לייצר אווירה אינטנסיבית, מהנה ומיוחדת. הנה כמה רעיונות:
- השמיעו מוסיקה כייפית בתחילת מפגש או בזמן פעילות שקטה (למשל כשהמשתתפים כותבים בצ'אט).
- הזמינו מרצים אורחים שיעבירו הרצאה או סדנה קצרה שקשורה לנושא ונותנת למשתתפים כלים פרקטיים להאקתון. למשל- "נאום מעלית" להצגת רעיון (פיץ'), בניית מצגת אפקטיבית, חשיבה יצירתית ועוד.
- קיימו פעילויות הפגתיות שלא קשורות ישירות לנושא, למשל- מסיבה וירטואלית, סשן מדיטציה/מיינדפולנס, מופע סטנדאפ קצר, הופעה מוסיקלית וכו'- הכל בהתאם להעדפה ולתקציב שלכם.
- שלחו למשתתפים הודעות "מתפרצות" תוך-כדי האירוע.
- עודדו את המשתתפים לשתף את החוויות שלהם ברשתות החברתיות (פייסבוק, טוויטר וכו').
- הפתיעו את המשתתפים! חשבו על משהו אחד שיפתיע אותם, משהו שהם לא הכירו קודם: פלטפורמה חדשה, כלי חדש, פעילות מיוחדת וכו'.
› תנו הנחיות ברורות ושמרו על לוחות הזמנים
באירוע וירטואלי חשוב במיוחד שלמשתתפים יהיה ברור מה עושים בכל שלב ומתי, אחרת זה מתכון לבלאגן. הסבירו בכל שלב מה עומד לקרות ומהם לוחות הזמנים, וודאו שכל קבוצה יודעת מי המנטור שלה, ובדקו אם הכל ברור.
מומלץ לפרסם את לוחות הזמנים והפעילויות של כל יום בפלטפורמה שזמינה לכל המשתתפים, ולהשתמש בפלטפורמת תיקשור (כמו ווטסאפ/ טלגראם) כדי לפרסם עדכונים שוטפים על הפעילויות הבאות, למשל: "הוובינר בנושא X נדחה לשעה 11:00", או-"בעוד 20 דקות מתאספים למפגש סיכום והכרזה על הזוכים!".
› הגבירו את המעורבות (engagement) מצד המשתתפים
במפגשים וירטואליים, משתתפים עלולים להפוך ל"טרמפיסטים" פסיביים יותר מאשר במפגשים אוף-ליין. כדאי לפעול בצורה יזומה כדי להגביר את המעורבות מצד כולם.
אם יש מנטורים שמלווים את הקבוצות לאורך ההאקתון, או ראשי קבוצות שהוגדרו מראש – הנחו אותם לשמור על תרבות שיח מכבדת בקבוצה, לא ביקורתית ולא שיפוטית, כדי שכולם ירגישו בנוח להעלות מחשבות ורעיונות. אם משתתף מסוים לא דיבר בכלל, אפשר לפנות אליו בצורה יזומה (ונעימה) ולשאול לדעתו.
אפשר גם ליצור כללים ואלמנטים של מישחוק, שיעודדו את המשתתפים להיות מעורבים יותר. למשל, מי שתרם הכי הרבה לשיח הקבוצתי (למשל, הביא את מספר הרעיונות הגדול ביותר) – ייצג את הקבוצה בפגישה אישית עם מנטור "סלב" (מנהל בכיר או מישהו שמוכר בארגון כ"גורו").
› בצעו גילוי נאות
אם אתם מקליטים את ההאקתון ותפרסמו אותו אחר כך בארגון או מחוצה לו, חשוב ליידע את המשתתפים. נכון שהיום מקובל לפרסם פרטים או תמונות שלנו בכל מקום אפשרי בפייסוש/אינסטוש וכו', אבל יש עדיין אנשים שפחות מתלהבים מהעניין, וחשוב לכבד את זה.
אם מדובר במקרה רגיש שבו המשתתפים לא יכולים להיות מצולמים (למשל ילדים ונוער או בעלי תפקידים מסווגים), במרבית המערכות אפשר לבטל מראש את אופציית מצלמת הוידאו.
אחרי ההאקתון: מה עכשיו?
› שלחו מייל סיכום לכל המשתתפים, שיכלול:
- דברי תודה לכל המשתתפים והמעורבים באירוע.
- נתונים מעניינים (2-3, לא להגזים!), כמו: מספר העובדים שהשתתפו, מספר הפתרונות שגובשו.
- תיאור קצר של הפתרונות הזוכים (כדאי לצרף גם את המצגות/סרטונים שהוצגו)
- מה הלאה? איך תתקדמו כדי ליישם את הפתרונות הזוכים.
- בקשות נוספות מהמשתתפים, כמו: למלא שאלון משוב, להמשיך לעבוד על הפתרונות, לשלוח רעיונות נוספים וכו'.
- מומלץ לצרף צילומי מסך מהמפגש הוירטואלי שבהם רואים את העובדים. זה תמיד מרים!
› הפיקו לקחים לטובת אירועים דומים בעתיד. לשם כך חשוב לחזור למטרות שהגדרתם בהתחלה, ולבדוק אם השגתם אותן.
› תקשרו את הההצלחה של האירוע לכלל הארגון, גם למי שלא השתתף בהאקתון, כדי לפרגן לעובדים שהשתתפו וכדי לרתום עובדים לאירועים דומים בעתיד.
בגלל שהאירוע כולו היה וירטואלי, אפשר לפרסם בקלות צילומי מסך ואפילו ליצור סרטון מדליק עם קטעי וידאו מהאירוע המוקלט.
› והכי חשוב – הכינו תוכנית ליישום הפתרונות הזוכים, כולל גורמים אחראים ולוחות זמנים, כדי לוודא שתהייה המשכיות לכל המאמץ שהושקע.
רוצים צ'ק ליסט להפקת האקתון וירטואלי במתנה?
ריכזתי לכם בקובץ אחד קצר את כל מה שצריך לעשות לפני, במהלך ואחרי האקתון וירטואלי.
הרמתם האקתון וירטואלי בארגון שלכם? יש לכם טיפים משלכם? שתפו אותנו!
