המייל הארגוני הוא עדיין ערוץ התקשורת הכי שכיח ופופולארי בארגונים, וגם אצלנו- אנשי הלמידה. מאוד נוח להפיץ תיקשורים במייל- זה לא עולה כסף, זה זמין בכל עת בלחיצת כפתור וכל העובדים נמצאים שם. ובכל זאת, כמעט כל אנשי הלמידה שפגשתי עד כה אמרו לי שהם מתקשים לבלוט במייל ולהשיג את התוצאות שהיו רוצים.
אז אחרי שהייתי עדה ללא מעט טעויות בתיקשור במייל, החלטתי לרכז את הטעויות הנפוצות בפוסט הזה, ולהציע גם דרכים לתיקון.
אז אלו 5 הטעויות השכיחות בהפצת מיילים לשיווק פעילויות למידה:
#1 שולחים לכללללל העובדים
הכי פשוט להפיץ את המייל לכל העובדים בארגון או לכל העובדים ביחידה הארגונית. אבל, אם המידע שאתם שולחים לא רלוונטי לכולם- אתם בעצם מספימים אותם! ולאורך זמן, עובדים שרגילים לקבל מכם "ספאם", יגלו אדישות לכל מייל שמגיע מכם. חבל.
מה עושים במקום?
לפני ששולחים (ועוד יותר טוב- לפני שמתחילים לכתוב), מגדירים את קהל היעד הספציפי- למי המייל הזה מיועד. ושולחים רק אליהם. זה נקרא סגמנטציה- כתבתי על זה בפירוט בפוסט הזה.
ההכשרה מיועדת רק לעובדים בתפקיד מסוים? למנהלים בדרג מסוים? ליחידות ארגוניות בלוקיישן ספציפי? שלחו רק להם. כל היתר יעריכו פחות מייל לא רלוונטי אחד בתיבת המייל שלהם.
#2 לא כותבים מספיק "שיווקי"
כל עובד מקבל בממוצע 124 מיילים ביום. כדי שהעובדים יקראו את המייל שלכם, הוא חייב לבלוט להם ב"פיד" של תיבת הדואר. אבל לא תמיד אנחנו מודעים לאופן הכתיבה, או חוששים לכתוב "שיווקי" מדיי. ואז המייל יוצא "יבש" או "טכני", ולא עושה את העבודה.
מה עושים במקום?
מממ… כותבים שיווקי 🙂
זה מתחיל תמיד בשורת הנושא של המייל, שחייבת להיות שיווקית ולתפוס להם את העין, כדי שייכנסו ויקראו. אני אוהבת כותרות בצורת שאלה מסקרנת ("איך להישאר רלוונטיים גם בעתיד?", "כבר נרשמת לערוץ היוטיוב שלנו?").
זה ממשיך בגוף המייל עצמו, שכדאי שיכלול תמונה מעניינת ויהיה כתוב תמציתי ומזמין,
ומסתיים במשפט האחרון והחשוב של הנעה לפעולה- לעודד אותם לעשות את מה שאתם רוצים שיעשו: להירשם לפעילות, להיכנס לתכנים וכו'.
#3 כותבים יותר מדיי שיווקי
כן, גם זה קורה – אנשי למידה שכבר הבינו את הערך של כתיבה שיווקית, כותבים יותר מדי שיווקי – משתמשים במשפטים שיווקיים "בומבסטיים" וסיסמאתיים, המון הנעות לפעולה במייל אחד. והתוכן עצמו? נבלע בתוך כל היופי הזה.
מה שנקרא, "הבעיה היתה במינונים".
מה עושים במקום?
שומרים על מינון מתאים של כתיבה שיווקית. לא יותר ממשפט-שניים (או אינפוגרפיקה קצרה) שיעבירו את האמיל"י – התועלות של פעילות הלמידה לעובדים.
משפט אחד בלבד של הנעה לפעולה בסוף המייל.
בלי משפטים בובמסטיים. בלי ססמאות.
סה טו.
#4 לא מתכננים את מועד השליחה
שולחים בתקופה של חגים או חופשות, בשעות שהעובדים לא נמצאים מול מחשב, או עסוקים בפעילויות ארגוניות אחרות (כמו טקס או אירוע).
מה עושים במקום?
לפני שמקליקים SEND, חושבים- האם זה זמן מתאים לשלוח את המייל הזה? בהרבה ארגונים, זמן טוב יהיה שעות הבוקר המוקדמות, כשעובדים רק מגיעים ושותים את הקפה שלהם מול תיבת הדוא"ל. או שעת הצהריים כשחוזרים מהפסקה. שעות פחות טובות יהיו בדרך-כלל שעות אחה"צ, כשהרבה הורים יוצאים לאסוף את הילדים.
שימו לב אצלכם בארגון מתי השעות האידיאליות להפצת מיילים כך שלא ייבלעו בתוך המיילים שכבר מחכים להם בתיבה.
#5 מסתפקים רק במייל
כשהמטרה היא לעודד עובדים להירשם או להשתתף בפעילות למידה, מייל אחד (גם אם הוא כתוב מעולה) בדרך-כלל לא יספיק. יש עובדים שיפספסו את המייל, או יקראו וימשיכו בשגרה שלהם- וזקוקים לתזכורת.
מה עושים במקום?
כדאי לחשוב במונחים של קמפיין (או מיני-קמפיין), ולשלב כמה תיקשורים במגוון ערוצי פרסום:
לתקשר במקביל גם בפלטפורמה החברתית בארגון, לדבר על זה בשיחות מסדרון עם מנהלים ועובדים, לשלב הפנייה בתוך פעילויות או תכנים אחרים, לתלות מודעות על קירות… ואז אין סיכוי שעובדים יפספסו את הפעילות שלכם.
ממליצה לכם לשמור את הפוסט הזה ולחזור אליו בפעם הבאה שאתם מתכוונים לשלוח מייל לעובדים.
ואם אתם מרגישים שהתיקשורים שלכם לא מספיק מדויקים ואפקטיביים, אשמח להיפגש ולעזור לכם לבנות תהליכי שיווק שרלוונטיים לפעילות הלמידה שלכם.
