לפי מחקרים, אחד מחמישה עובדים יעזוב את החברה ב-45 הימים הראשונים. נתון מטורף, לא? החדשות הטובות הן שהכשרה ראשונית אפקטיבית יכולה לקצר את זמן הכניסה של עובד לתפקיד, להגביר את תחושת השייכות והמעורבות שלו, ולשמר אותו בארגון למשך יותר זמן. אז איך עושים את זה נכון?
לפני הכל, בודקים - הכשרת "מאסות" או הכשרת בודדים?
כשאנחנו באים לבנות הכשרה לעובדים חדשים, יש הרבה גורמים שמשפיעים על ההכשרה, כמו התרבות הארגונית ותרבות הלמידה בארגון או המשאבים שקיימים בארגון. אבל אני רוצה רגע להתעכב על אחד השיקולים המרכזיים, והוא: האם יש צורך להכשיר קבוצה גדולה של עובדים שנקלטים בבת אחת ("קליטת מאסה"), או שמדובר בעובדים בודדים שנקלטים אחת לתקופה ("קליטה יחידנית").
כשמדובר בקבוצת עובדים שנקלטים פחות או יותר באותו הזמן, קל יותר להכשיר אותם יחד. הכשרה קבוצתית תאפשר לנו לחסוך במשאבים ולנצל את הערך המוסף של למידה בקבוצה.
רגע רגע, זה לא אומר שחייבים להישאר עם הפורמט המסורתי של קורס הכשרה ארוך או יום אוריינטציה מפוצץ בהרצאות! אפשר לנהל את ההכשרה בדרך חוויתית יותר, למשל: משחק בקבוצות ברחבי הארגון (בסגנון המירוץ למיליון או חפש את המטמון), שולחנות עגולים עם פונקציות מהארגון ועוד.
כשמדובר בעובד בודד שנקלט אחת לתקופה, אנחנו בדרך כלל לא נחכה עד שתתגבש קבוצה לקורס (בטח לא בתכנים ומיומנויות שהוא צריך לקבל מייד כדי להתחיל לעבוד), אלא נבנה לו תוכנית הכשרה יחידנית.
בפוסט הזה התמקדתי בבניית הכשרה לעובד בודד, למרות שרוב העקרונות רלוונטיים גם להכשרות מאסה. תימצתתי את התהליך לחמישה שלבים מרכזיים שיבטיחו הכשרה אפקטיבית וחוויתית:
מה, מתי, איך, תיעוד, מדידה ועדכון.
שלב ראשון - "מה"
כשבונים הכשרה לעובד חדש, הדבר הראשון שכדאי לעשות הוא למפות מה אותו עובד צריך כדי שיוכל להשתלב בהצלחה בארגון ובתפקיד. את המיפוי הזה כדאי לבצע בשיתוף עם המנהל הישיר (שעומד לקלוט את העובד) ועם פונקציות רלוונטיות אחרות בארגון בהתאם לתפקיד הספציפי.
ה"מה" מתייחס בדרך כלל לשני סוגי תכנים: תכנים שקשורים לארגון ותכנים שקשורים לתפקיד.
התכנים שקשורים להיכרות עם הארגון יהיו בדרך כלל זהים לכל העובדים החדשים, ויכללו בדרך כלל:
- חזון
- מבנה ארגוני
- תחומי הפעילות של הארגון
- מוצרים ו/או שירותים
- לקוחות ושותפים של הארגון
- ערכים ונורמות – למשל, הקוד האתי של הארגון
- נהלים, רגולציה וחוקים – כמו נהלי בטיחות או אבטחת מידע
- מידע כללי לעובד – כמו הטבות, אירועים, חופשות, דיווחי שעות וכו'
התכנים שקשורים להשתלבות בתפקיד נגזרים מהגדרת התפקיד- כלומר מתחומי האחריות ומהמשימות שנדרשות בתפקיד.
מה כדאי למפות?
- מידע שהעובד צריך להכיר בתפקידו, למשל: מושגים מקצועיים, גישות ומודלים, חוקים ורגולציה, נהלים, תהליכי עבודה וכו'.
- מיומנויות, יכולות וכישורים שהעובד צריך כדי שיוכל לבצע את המשימות שלו. למשל: בניית מצגות, הנחיית סדנאות, מיומנויות חניכה וכו'.
- מערכות, ציוד, כלים מקצועיים ותוכנות שהעובד מצופה להשתמש בהם כחלק מתפקידו. למשל- תוכנות אופיס, מערכות מידע וכו'.
- אנשים מתוך הארגון או מחוצה לו, שהעובד מצופה לעבוד איתם- מנהלים, חברי צוות, פונקציות ארגוניות (כמו שיווק, מכירות וכו'), לקוחות, שותפים, ספקים.
שימו לב שרוב העובדים נקלטים עם ידע וניסיון קודמים, ולא בהכרח יצטרכו ללמוד את כל הנושאים שמיפיתם. אבל המיפוי הזה יעזור לזהות את הפערים וימקד את תהליך הלמידה במקומות הנכונים.
שלב שני - "מתי"
הכשרה לעובד חדש לא אמורה ללמד את העובד את הכל ומייד. כדי שלא להציף את העובד החדש, רצוי להגדיר את המועד שבו מצופה ממנו ללמוד כל אחד מהנושאים.
כדאי לקבוע מראש שחלק מהנושאים (במיוחד המורכבים או הנדירים יותר) יילמדו רק אחרי שהעובד נקלט והתנסה בעבודה תקופה מסוימת, ועדיף בסמוך למועד שהוא אמור ליישם אותם בעבודה.
לדוגמא: עובדת שנקלטת לתפקיד רכזת תוכנית, ומצופה לתעד במערכת המידע פרטים על משתתפי התוכנית רק בעוד כחצי שנה- אין טעם להכשיר אותה כבר עכשיו על המערכת כי מן הסתם היא תשכח עד אז את מה שלמדה.
שלב שלישי - "איך"
אחרי שהגדרנו את ה"מה" ו"מתי", מגיע שלב לא פחות חשוב, שבו נגדיר את השיטות ואת מקורות הלמידה לכל אחד מהנושאים.
כמה טיפים חשובים לשלב הזה:
התחילו במיפוי של מקורות למידה קיימים. אל תמציאו את הגלגל! זה נכון לכל מצב, ובמיוחד אם אתם קצרים בזמן או בתקציב. אפשר להפנות את העובד להיפגש עם מומחה תוכן או ללמוד ממקורות בתוך ומחוץ לארגון: הפורטל הארגוני, תיקיות הרשת (גוגל דרייב/ דרופ בוקס), הפייסבוק הארגוני, חומרי הדרכה מקורסים שהתקיימו בארגון, בלוגים או פודקאסטים מקצועיים וכו'.
גוונו בשיטות הלמידה. אל "תתקעו" את העובד החדש לבצע לומדות בלתי נגמרות מול המחשב כל היום, או לשמוע הרצאות ברצף. רוצים רעיונות? כנסו למאגר המתודות הגדול.
עובדים שונים מעדיפים ללמוד בדרכים שונות. אם תציעו לעובד יותר משיטה אחת כדי ללמוד נושא מסוים, וואלה שיחקתם אותה. למשל, אפשר להציע לעובד להכיר את המוצרים של הארגון ע"י פגישות עם פונקציות בארגון, ביצוע של יחידות מיקרו-למידה דיגיטליות קצרות וחווייתיות, או התנסות אישית במוצרים וביצוע מבחן.
אגב גם בהכשרה קבוצתית אפשר להציע בחירה. באחד הארגונים פיתחנו בנושא מסוים כמה סדנאות עם מתודולוגיות שונות, והצענו לעובדים החדשים לבחור באיזו סדנה להשתתף. אתם לא מבינים איזה הבדל זה עשה בשבילם!
שלבו את השטח בהכשרה, וכמה שיותר מהר. תצפיות, סיורים, חניכה OJT, פתרון של בעיה אמיתית, ביצוע משימה שנדרשת בתפקיד. זה יקצר משמעותית את זמן הכניסה לתפקיד.
שלב רביעי - מתעדים
את כל מה שהגדרנו עד כה, נתעד במסמך מסודר של תוכנית הכשרה לעובד חדש –
ב-Excel ,Word או בכלי אחר שנוח לכם (שימו לב לבחור בכלי שיהיה לכם נוח לעדכן ולערוך בהמשך). לכל תפקיד נכין ונתעד תוכנית הכשרה משלו.
המסמך יכלול את הנושאים, שיטות הלימוד של כל אחד מהם (פגישה, סיור בשטח, למידה עצמית בעזרת סרטון וידאו וכו'), מקורות למידה רלוונטיים (כמו קישור לסרטון או למסמך מסוים, שם של בעל תפקיד בארגון), ורצוי גם את משך הזמן המשוער ללמידה של כל נושא.
שלב חמישי - מודדים ומעדכנים
מברוק! יש לכם תוכנית הכשרה לעובד חדש.
את תוכנית כדאי לשלוח למנהל (ולחונך אם יש) ולעובד החדש, כדי שיוכלו להשתמש בה כסוג של צ'ק ליסט ולוודא שהעובד מתקדם בתהליך ההכשרה.
רגע, עוד לא סיימנו! חשוב להיות עם היד על הדופק ולנהל מדידה של אפקטיביות ההכשרה (למשל באמצעות תוצאות מבחנים, משובים מהמנהל ומהעובד, בדיקת משך הכניסה לתפקיד וכו').
והכי חשוב- לזכור שתוכנית ההכשרה לא "קדושה". עדכנו את אותה באופן שוטף לפי הצורך – את התכנים, את השיטות, את מועדי ההכשרה הרצויים וכו', כדי שתהייה תמיד עדכנית ואפקטיבית.
אז מה היה לנו?
ממפים "מה", "מתי" ו"איך", מתעדים הכל במסמך תוכנית הכשרה, ולא שוכחים לבצע בקרה ולעדכן לפי הצורך.
בניית תוכנית הכשרה לעובדים חדשים הוא תהליך חשוב ומאתגר. ממליצה לכם להיעזר בפוסט הזה, ואם יש לכם שאלות או התלבטויות – דברו איתי, אשמח לעזור.
רוצים טמפלייט מנצח לתוכנית הכשרה לעובד חדש?
הכנתי לכם קובץ אקסל פשוט ונוח של תוכנית הכשרה יחידנית לעובד חדש, שכולל בצורה מפורטת את כל מה שדיברנו עליו בפוסט. תוכלו לשמור אותו אצלכם במחשב ולערוך בהתאם לצורך.
אתם עוד פה?
