*עודכן: אוגוסט 2024*
תהליכי איתור צרכים ובניית תוכניות עבודה/למידה שנתיות כבר מעבר לפינה, אז שנייה לפני "יריית הפתיחה" הגעתי לעשות קצת סדר. פוסט אחד שעונה על כל השאלות.
תוכן העניינים
למה לבנות תוכנית למידה שנתית?
כשאנחנו מסתכלים על הדינאמיות וקצב השינויים בארגונים, זה די ברור שתוכנית העבודה שבנינו היום לא תהייה 100% רלוונטית לשנה ולפעמים אפילו לא לחצי שנה קדימה. אז למה בכל זאת כדאי לבנות תוכנית עבודה?
במשפט- כי ככה אנחנו מכניסים אסטרטגיה ושיטתיות לפעילות הלמידה וההדרכה בארגון.
ובכמה משפטים:
- אנחנו מתחברים ליעדים הארגוניים ומוודאים שאנחנו משקיעים במקומות שייצרו אימפקט אמיתי על הארגון
- אנחנו מגדירים מה אנחנו מתכוונים לעשות ואיך ואיזה משאבים דרושים לשם כך (אנשים, משימות, תקציב)- וכך יכולים להיערך קדימה עם בהירות ובלי לחץ
- אנחנו יכולים לזהות צרכים משותפים ורוחביים, וככה לייעל תהליכים ולחסוך משאבים
בנוסף, יש גם "בונוס": תהליך איתור צרכים הוא הזדמנות מצוינת להמשיך ולשמר את הקשר שלנו עם המנהלים, השותפים והעובדים שאיתם אנחנו עובדים במהלך השנה, ולרתום אותם לדרך המשותפת.
איך נראה התהליך המלא?
תהליך בניית תוכנית למידה הוא תהליך שאין לו בעצם סוף מוגדר, כי הצרכים כל הזמן משתנים והתוכנית צריכה להשתנות בהתאם.
התהליך מתחיל באיתור צרכים, ממשיך בבניית תוכנית עבודה, לאחר מכן יישום, בקרה והפקת לקחים – וחוזר חלילה.
אילו צרכים חשוב לאתר?
בתוכנית עבודה/למידה ארגונית כדאי לאתר צרכים בהיבט המקצועי, האישי, הניהולי והארגוני:
מקצועי – צרכים שקשורים לליבת העיסוק וליכולת לבצע את התפקיד באופן מוצלח, כמו: מערכות וכלים טכנולוגיים, מוצרים או שירותים, שפות תכנות וכו'.
אישי – מיומנויות התנהגויות כמו: הקשבה, השפעה ושכנוע, יכולת למידה עצמאית, יכולת מכירה או שירות, העברת פרזנטציה, פתרון בעיות מורכבות ועוד.
ניהולי – מיומנויות ניהוליות כמו: חניכה, מתן משוב, פיתוח עובדים, ניהול ראיון גיוס וכו'.
ארגוני – מהלכים אסטרטגיים חוצי-חברה, כמו: הטמעת מערכת מידע חדשה, או תהליכי up-skilling וre-skilling רוחביים. בנוסף (איך לא)- הדרכות חובה שהארגון נדרש להן עפ"י חוק (מניעת הטרדה מינית, בטיחות, רגולציה וכו').
בנוסף, כדאי להתייחס לצרכי הווה ולצרכי עתיד. כלומר, מה נדרש כדי שהעובדים יהיו כשירים לבצע את עבודתם היום, ומה נדרש ללמד אותם היום כדי שיהיו כשירים לבצע את מה שיידרש מהם בעתיד. לשם כך נרצה לבדוק לא רק אילו פערים קיימים היום, אלא מה יידרש בשנים הקרובות (מה המגמות העתידיות, לאן הארגון רוצה להגיע בעתיד וכו')- כדי שנוכל כבר היום להתחיל להכין את הארגון ואת העובדים.
בדרך לתוכנית הדרכה עוצרים באסטרטגיה הארגונית
נקודת ההתחלה לכל תהליך איתור צרכים היא תמיד האסטרטגיה הארגונית. תוכנית עבודה טובה עם פוטנציאל לאימפקט ארגוני היא כזאת שמחוברת לאסטרטגיה וליעדים הארגוניים ונגזרת מהם.
לכן, אחד הדברים הראשונים שחשוב לעשות לפני שמתחילים פגישות או שולחים סקרים, הוא להיפגש עם ההנהלה (או עם גורמים רלוונטיים אחרים) ולברר:
האם קיימת אסטרטגיה ארגונית לשנה הקרובה ומהי? בכל ארגון הטרמינולוגיה משתנה קצת- יעדים, כיווני פעולה, תוכנית עבודה- העיקר זה להבין לאן הארגון הולך, כדי שנוכל להבין איך תהליכי הלמידה יכולים לתמוך בהשגת היעדים הללו.
מה חשוב לעשות לפני שמתחילים?
נחשוב ונתכנן תוכנית לאיתור הצרכים:
- מה יהיה הבסיס לאיתור הצרכים ולתוכנית העבודה– האם לפי יחידות ארגוניות? לפי תפקידים/עיסוקים בארגון?
- באילו שיטות נאתר את הצרכים? חשוב להשתמש ביותר משיטה אחת. למשל:
- פגישות אישיות/ קבוצות מיקוד/ סקרים – עם מי נדבר ואיך? למשל: הנהלה בכירה, מנהלים, עובדים, לקוחות, מש"א/פיתוח ארגוני, פונקציות ארגוניות אחרות (כמו ראשי גילדות/קהילות, רפרנטי למידה בשטח, מומחי תוכן).
- תצפית בשטח/ התנסות/ חוויה אישית ואיסוף התרשמויות
- בנצ'מרק (מה עושים בארגונים אחרים, מה קורה בתעשייה/בענף ובשוק העבודה)
- ניתוח חומרים ונתונים (כמו מצגת תוכנית עבודה ארגונית, תוכנית עבודה/למידה של השנה הקודמת, סקרי עובדים/לקוחות, נתונים ארגוניים/עסקיים, נתונים מתוך הכשרות שבוצעו, ועוד).
- מהם המשאבים שאנחנו צריכים ומה עומד לרשותנו:
- אנשים – האם יש צורך במישהו נוסף שיעזור לנו לבצע את איתור הצרכים, לבנות את התוכנית, ליישם ולעדכן אותה באופן שוטף? מי יוכל לעזור ללוות או לייעץ לנו בתהליך במידת הצורך? (אולי מנהל למידה וותיק יותר? קולגה מארגון אחר? ספק חיצוני?)
- זמן – כמה זמן נוכל/נרצה להשקיע בתהליך? בדרך כלל השלב של איתור צרכים ובניית תוכנית הוא "פיק" שמצריך השקעת זמן מרוכזת בתקופת זמן קצרה יחסית, וחשוב שתיערכו לזה מראש.
- כלים – אילו כלים ומערכות עומדים לרשותכם לטובת איתור הצרכים? מה תצטרכו להכין לפני שתצאו לדרך? למשל: שאלון לאיתור צרכים, כלי לניהול תוכנית העבודה, וכד'.
עניתם על השאלות האלה?
הגדרתם לכם תוכנית לאיתור הצרכים?
אפשר לצאת לדרך!
איתור צרכים - מה שואלים?
בחלק הזה אני רוצה להתחיל במנהלים.
הסיבה היא ששמתי לב שיש לנו עדיין נטייה לחזור להרגל הישן והרע- להגיע למנהלים עם "תפריט" של פעילויות הדרכה אפשריות, ולשאול אותם מה ירצו לקבל השנה.
ולמה זה כל כך רע? כי אנחנו רוצים לאתר צרכים שמגיעים ממקום של פערים בביצועים ולהבין מה המנהלים והעובדים באמת צריכים (שימו לב- צריכים, לא רוצים) ולהתחבר ליעדים הארגוניים. כי אנחנו לא פועלים בוואקום. אנחנו פועלים בתוך הקונטקסט של הארגון.
אם נשאל למשל "כמה עובדים תרצה לרשום לסדנת אקסל השנה?", זה יחטיא את המטרה ו"על הדרך" ימצב אותנו מאוד נמוך בארגון (שמעו את הפרק הזה בפודקאסט "פיצוחים" על "מודל הערך המוסף" ותבינו כמה זה חשוב).
אז מה שואלים את המנהלים?
שואלים שאלות על יעדים ארגוניים ועל פערים ביצועיים, כמו למשל:
- מהם היעדים המרכזיים של היחידה שלך לשנה הקרובה? (ואם שנה היא טווח זמן ארוך מדיי- אז חצי שנה או רבעון)
- עם אילו אתגרים תתמודדו השנה ביחידה שלך? אילו פרויקטים אסטרטגיים/גדולים/משמעותיים מתוכננים לשנה הקרובה?
- אילו שינויים מתוכננים ביחידה הארגונית שלך? (למשל: שינויים במבנה ארגוני, בתפקידים, בתהליכי עבודה, קליטת עובדים חדשים/ניודים/פרישות ועזיבות, לקוחות/שותפים חדשים, שינויים טכנולוגיים)
- מה העובדים שלך צריכים להיות מסוגלים לעשות כדי להשיג את היעדים האלה?
- האם לעובדים שלך יש את הידע/מיומנויות/תפיסות ועמדות הנחוצות כדי להשיג את היעדים?
- אם לא, למה לא? מה חסר או צריך לחזק? מאיפה לדעתך נובע הפער?- ידע/מיומנות/תפיסה/משהו אחר? (המטרה בשאלה הזאת היא להבין האם למידה היא הפתרון המתאים לפער, ואיזה סוג של פתרון יתאים)
- האם הפערים הללו קיימים אצל כל העובדים או רק אצל חלקם?
- אם היינו משקיעים אצלך ביחידה בפער/צורך אחד השנה- מה הוא היה? מה יקרה אם לא נטפל בו? (המטרה היא לאתר את הצורך הכי "כואב" שבו יהיה האימפקט הכי גדול)
- מה עובד טוב היום ביחידה שלך ואפשר למנף/לשכפל?
- מה חסר לך כמנהל (ידע/מיומנויות/כלים) כדי שתוכל לעמוד ביעדים ובמשימות שלך בתקופה הקרובה ובשנים הקרובות?
ומה נשאל את העובדים?
גם אותם מומלץ לשאול שאלות דומות, הפעם מנקודת המבט שלהם.
לדוגמה:
- מהם האתגרים/בעיות/קשיים המרכזיים בביצוע המשימות שלך כיום?
- אילו תחומי ידע, מיומנויות מקצועיות והתנהגויות, כלים ומערכות חסרים לך כדי שתוכל לבצע את משימותיך בצורה הטובה ביותר?
- מה הדבר האחד, שאם היית לומד או מחזק אותו הוא היה עוזר לך לבצע את עבודתך באופן המיטבי?
- באילו דרכים את/ה נוהג/ת ללמוד ולצרוך מידע שרלוונטי לעבודתך?
איך בונים את תוכנית העבודה?
סיימתם לאתר צרכים? מעולה, עכשיו הזמן לעבד את כל המידע:
- לזהות צרכי-רוחב או צרכים משותפים לכמה יחידות ארגוניות, שאפשר אולי לייצר להם מענה משותף
- לזהות צרכים שכיחים וכאלה שיקבלו תיעדוף גבוה יותר (לכן הם ייכנסו בוודאות לתוכנית העבודה), לעומת צרכים שמתועדפים נמוך ולא ייכנסו בשלב זה לתוכנית
- לזהות צרכים שצריכים לקבל מענה בדחיפות גבוהה יותר ויתוכננו לרבעון/שניים הקרובים
ועכשיו- נרכז את הצרכים הללו בקובץ אקסל או בכלי אחר שבחרתם, ונבנה את תוכנית העבודה שתכלול בדר"כ את הפרטים הבאים:
- הצורך/הנושא
- היעד הארגוני הרלוונטי (שממנו נגזר או שאליו מחובר הנושא)
- יחידה ארגונית (מחלקה/אגף/חטיבה..)
- סיווג הצורך לפי קטגוריות, למשל: פיתוח אישי, מקצועי, ארגוני (או סיווג אחר שרלוונטי בארגון שלכם)
- קהל יעד – מספר עובדים סה"כ, בעלי תפקידים/איפיון אחר של הקהל
- פתרון הלמידה המוצע (ערכה לחונך, הכשרה דיגיטלית/היברידית, למידת עמיתים וכו')
- האם נדרש ספק חיצוני
- משך זמן למידה מוערך
- מועד רצוי לביצוע (רבעון)
- מועד לתחילת עבודה/הכנה/פיתוח
- הערכת תקציב
- תיעדוף חשיבות (נמוכה, בינונית, גבוהה)- בהתאם להשקעה שנדרשת לעומת ההשפעה הצפויה.
- מדד הצלחה– איך נדע שהצלחנו (למשל שחל שיפור בביצוע)?
- סטטוס ביצוע (טרם התחיל/בתהליך/בוצע/בוטל+סיבת ביטול)
אחרי שבנינו את התוכנית, נתבונן בה "במבט על" ונבדוק:
- האם התוכנית עומדת בתקציב הלמידה השנתי? וגם אם כן- האם היא יעילה ומנצלת את התקציב ב"חוכמה"? האם ניתן לעשות יותר באותו תקציב או פחות? (למשל על ידי הדרכה/חניכה פנימית או שימוש בחומרים קיימים במקום לפתח "מאפס")
- האם התוכנית משקפת את היעדים ואת כיווני הפעולה האסטרטגיים של הארגון?
- האם התוכנית כוללת מגוון של פתרונות למידה (בהתייחס למודל 70:20:10), כמו: למידה פרונטלית, למידה דיגיטלית והיברידית, חניכה, קהילות למידה ושיתוף בידע, יצירת "בנק" מומחים וכו'?
- האם התוכנית כוללת צרכים/פרויקטים לטווח הקצר וגם לטווח הארוך? כלומר, לא רק קורסים/הכשרות, אלא גם פיתוח/שיפור תשתיות למידה, בניית קהילות/פורומים וכו'.
- האם התוכנית נותנת מענה לשלבים השונים במעגל חיי העובד בארגון? קליטה/אונבורדינג לארגון ולתפקיד, התמקצעות בתפקיד, קידום/ניוד בין תפקידים, פרישה.
סיימנו לבנות את התוכנית- זה הזמן להציג ולאשר אותה מול ההנהלה.
אם אתם מציגים את התוכנית, וחוששים שאולי המנהל/ת לא "יזרמו" עם משהו מהתוכנית (כיוון פעולה חדש, פרויקט רוחב חשוב שתרצו להשקיע בו השנה)- הפוסט הזה ייתן לכם רעיונות לרתימה.
ומה עכשיו?
ההנהלה אישרה את תוכנית הלמידה שלכם? מעולה!
בשלב הזה כדאי מאוד לתקשר למנהלים ולעובדים את עיקרי תוכנית הלמידה. התיקשור מעלה את המודעות לקיומה של תוכנית למידה ארגונית, מייצר ציפייה וסקרנות ומעודד רישום או כניסה לפעילויות הלמידה השונות. אפשר לתקשר ע"י קטלוג דיגיטלי, ניוזלטר, סרטון, מצגת, חידון, ומומלץ גם להציג את התוכנית בישיבות הנהלה. בפוסט הזה וגם בפוסט הזה תמצאו עוד כמה רעיונות (קצת יותר "משוגעים") לשיווק ותקשור.
זהו! עכשיו אפשר להוציא לפועל את התוכנית בהתאם לתיעדוף וללוחות הזמנים: לתאם מועדים לפעילויות למידה, לרשום עובדים, להתחיל לפתח תוצרים, לבצע בקרה וכו'.
זוכרים מה אמרנו בהתחלה? התוכנית השנתית היא דינאמית ונתונה לשינויים.
אל תקדשו את התוכנית שבניתם. תעדכנו אותה "תוך כדי תנועה" בהתאם לצורך, וככה היא (ואתם) תישארו רלוונטיים בעיני הארגון.
שיהיה בהצלחה!
פוסט מעולה, מדויק ומחדד את העשייה. תודה רבה
תודה מיטל! שימחת אותי