אחד התוצרים כביכול הכי פשוטים ומהירים לפיתוח הוא עזר עבודה (job aid): עמוד אחד או שניים עם תרשים של תהליך עבודה, טבלת מקרים ותגובות/ בעיות ופתרונות, צ'ק ליסט וכו'.
הוא לא דורש תוכנות מיוחדות, אפשר לפתח אותו בקלות באופן עצמאי בכלים פשוטים (כמו קאנבה ואפילו פאוור-פוינט), הוא יכול להיות "מוכן לשיגור" תוך זמן קצר, וקל לעדכן אותו בהמשך כשמשהו משתנה.
אז למה "כביכול"?
כי יש כמה דברים שאם לא מקפידים עליהם, הוא יכול לבלבל או פשוט להיות חסר תועלת עבור קהל היעד.
הנה כמה שאלות חשובות שינחו אתכם בפיתוח עזר עבודה:
מהו הצורך ומהי המטרה?
עזר עבודה יכול להיות פתרון למידה נהדר למקרים מסוימים, ופחות יתאים למקרים אחרים. לפני שמתחילים, מבררים:
- מהו היעד הביצועי הספציפי שהעזר אמור להשיג? (למשל: "להתמודד עם שיחות מלקוחות כועסים עם מינוס בבנק")
- האם העזר מיועד להיות "עזרה ראשונה" עד שהעובד יזכור בע"פ, או ל"תמיכת ביצועים" מתמשכת בסביבת העבודה?
- האם הנושא פשוט או מורכב? צר או רחב?
- האם עזר עבודה הוא אכן פתרון הלמידה הכי מתאים לצורך? ואם כן, איזה סוג של עזר?
מיהו קהל היעד?
- מי מיועד להשתמש בעזר? מה מאפיין אותם?
- מה מאפיין את סביבת העבודה שלהם?
- איפה ואיך בדיוק הם צפויים להשתמש בו? איך יהיה להם הכי טבעי להשתמש בעזר?
למשל- לנציגי שירות שמנהלים שיחות טלפוניות, אולי יתאים להכין עמוד מודפס שיוכלו לתלות ליד העמדה. לפועלים שמסתובבים בשטח, אולי יתאים כרטיס קטן שיוכלו לקחת איתם בכיס.
איזה תוכן נכלול (ואיזה לא)?
עזר-עבודה צריך להיות קצר ולעניין (עמוד אחד, או "גג" שניים), כדי שהעובד יהיה מסוגל לקבל את המידע שהוא צריך בצורה מהירה וקלה. לכן:
- תחשבו: מה קהל היעד חייב לדעת כדי שיהיה מסוגל לעשות X? (את המטרה הביצועית שהגדרתם בהתחלה).
- מה הם כבר יודעים, ואיפה יש פער? מה הם נוטים לשכוח הכי הרבה?
- התמקדו! בצעו תיעדוף ואל תחששו "לחתוך" תכנים פחות רלוונטיים.
איך נארגן, נכתוב ונעצב את עזר העבודה?
תחשבו פשוט. העזר צריך להיראות "מאוורר" ולא עמוס לעין, מאורגן בצורה הגיונית (לפי עיקרון מארגן רלוונטי), וכתוב בשפה ברורה, תמציתית, בגובה העיניים.
- השתמשו בכותרות וכותרות משנה בולטות, ברורות ומעניינות (כדי שהעובד יוכל לסרוק אותן ולמצוא במהירות את התוכן שהוא צריך).
- כתבו את הטקסטים בשפה מדוברת, כמו שהקהל מדבר, והקפידו על תמציתיות (בדיוק כמה שצריך, לא יותר ולא פחות).
- ארגנו את התוכן בסעיפים (כשזה רלוונטי) או בדרך מארגנת אחרת כמו טבלה.
- שלבו (או החליפו) טקסטים באלמנטים ויז'ואליים רלוונטיים (איורים, אינפוגרפיקות, תרשימים, אייקונים וכו'). איפה שנכון ואפשרי- בחרו ויז'ואלס לא בנאליים מדיי, כדי לייצר עניין.
- ודאו שהעזר נראה טוב גם מהמחשב וגם מהנייד (אם הקהל צפוי לצרוך אותו גם או רק מהנייד).
איך ננגיש את עזר-העבודה לעובדים?
כדי שעובדים ישתמשו בעזר, חשוב שהוא יהיה זמין במקום נוח ונגיש.
אם העובדים יהיו צריכים להקליק 5-6 קליקים עד שיגיעו לעזר העבודה, הם כנראה יתייאשו באמצע. לכן:
- מקמו את העזר במקום נגיש, רצוי במערכת שהעובדים משתמשים בה ויודעים איך לנווט בתוכה.
- השתמשו במילות מפתח, תיוגים/האשטאגים כדי שיהיה אפשר למצוא את העזר בקלות.
איך נדע אם הצלחנו?
כדאי לקיים פיילוט קטן ולשלוח את העזר לכמה נציגים של קהל היעד (אל תתנו להם הסברים או מידע נוסף מעבר לעזר העבודה!). בקשו מהם פידבק על כל ההיבטים: מידת הנוחות וחוויית המשתמש, התוכן והשפה, העיצוב והארגון ובעיקר מידת השימושיות עבורם.
ועכשיו, זה הזמן לתקשר ולהטמיע את העזר החדש שלכם!
אבל זה כבר נושא לפוסט אחר 😊
נ.ב. מתלבטים איך אפשר לשלב עזרי עבודה (או תוצרי מיקרו-למידה אחרים) בתהליכי הלמידה אצלכם בארגון?
רוצים ללמוד איך לפתח תוצרי למידה אפקטיביים יותר?
דברו איתי ונבנה לצוות שלכם תוכנית הכשרה ממוקדת ופרקטית שתפורה בדיוק לצרכים שלכם.
